System 4 AVCP w przetargu publicznym — jak wygrać gdy CE z samodeklaracją nie wystarcza. Case study

Dlaczego ta historia się powtarza

Producent zapraw tynkarskich w centralnej Polsce. 45 osób załogi. 4 linie produkcyjne. Wyroby zgodne z PN-EN 998-1:2016 — Zaprawy tynkarskie w Systemie 4 AVCP. Badania typu wykonane w laboratorium zewnętrznym w 2021 r. Wdrożona Zakładowa Kontrola Produkcji (ZKP) zgodna z normą. DoP wystawiona, oznakowanie CE na opakowaniu. Wszystko zgodnie z prawem.

Firma startuje w przetargu na dostawę zapraw tynkarskich dla inwestycji samorządowej — rozbudowa szpitala, wartość kontraktu 12 mln zł. SIWZ wymaga:

„Producent musi udokumentować zgodność wyrobu z normą PN-EN 998-1 przez certyfikat wydany przez akredytowaną jednostkę certyfikującą (ISO/IEC 17065) lub Znak budowlany B.”

Producent składa ofertę z DoP i oznakowaniem CE. Oferta odrzucona na etapie oceny formalnej. Powód: „brak dokumentu niezależnej weryfikacji w zakresie wymagań SIWZ”.

To nie jest wypadek. To systematyczny wzorzec. Szpitale, szkoły, inwestycje drogowe GDDKiA, centra sportowe samorządowe — praktycznie każdy przetarg publiczny powyżej 5 mln zł wymaga dokumentu ponad CE z samodeklaracją.

Dlaczego tak jest — logika zamawiającego publicznego

Zamawiający publiczny podejmuje decyzję w ramach ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019 z późn. zm.). Nad jego ramieniem stoją:

• NIK — Najwyższa Izba Kontroli (kontrola inwestycji rządowych)
• RIO — Regionalna Izba Obrachunkowa (kontrola inwestycji samorządowych)
• CBA — Centralne Biuro Antykorupcyjne (inwestycje powyżej 50 mln zł)
• UOKiK — Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów (zmowy, preferowanie dostawców)

Dla zamawiającego dokument akredytowany to mechanizm przeniesienia ryzyka. Jeśli w trakcie realizacji okaże się, że wyrób nie spełnia deklaracji (np. tynk odpada, bo okazuje się, że przytrzymuje wilgoć innego typu niż producent deklarował), zamawiający pokazuje NIK certyfikat jednostki akredytowanej i mówi: „dokonałem należytej staranności — dostawca miał dokument od akredytowanej trzeciej strony”.

Bez takiego dokumentu zamawiający jest sam. NIK pyta: „na podstawie czego przyjął pan, że wyrób spełnia wymagania?”. Jeśli odpowiedź brzmi „na podstawie oświadczenia producenta” — audyt kończy się zaleceniami pokontrolnymi lub gorzej.

Dlatego SIWZ wymaga trzeciej strony. Nie dlatego, że prawo tak stanowi. Dlatego, że zamawiający chce spać spokojnie.

System 4 AVCP — szczegóły formalne

System 4 AVCP wg Załącznika V Rozporządzenia (UE) 2024/3110 to minimalna ścieżka oceny zgodności obejmująca:

1. Badania typu (Initial Type Testing — ITT) — producent zleca badania laboratorium zewnętrznemu (najlepiej akredytowanemu wg ISO/IEC 17025, choć formalnie niewymagane). Badania potwierdzają zgodność wyrobu z wymaganiami normy zharmonizowanej.
2. Zakładowa Kontrola Produkcji (ZKP — Factory Production Control) — system zarządzania jakością produkcji, udokumentowany, wdrożony, utrzymywany. Pozwala producentowi wykazać ciągłą zgodność wyrobu z deklaracją.
3. Deklaracja Właściwości Użytkowych (DoP — Declaration of Performance) — dokument wydawany przez producenta zgodnie z art. 6 CPR, zawierający właściwości użytkowe wyrobu.
4. Oznakowanie CE — umieszczane na wyrobie, opakowaniu lub dokumentach handlowych zgodnie z art. 9 CPR.

Rola jednostki notyfikowanej (NB) — brak. System 4 nie przewiduje udziału jednostki notyfikowanej w procesie oceny zgodności.

Przykładowe wyroby w Systemie 4:

Rozwiązanie — dobrowolny certyfikat Multicert Verified

Multicert prowadzi autorski program Multicert Verified (MS-CPR 001:2026) dedykowany dokładnie temu problemowi — dobrowolna certyfikacja wyrobów w Systemie 4 AVCP oraz wyrobów spoza zharmonizowanych norm europejskich.

Ramy formalne programu:

• Akredytacja PCA AC 210 wg normy ISO/IEC 17065:2012 (Wymagania dla jednostek certyfikujących wyroby)
• Schemat Type 6 wg ISO/IEC 17067:2013 (certyfikacja wyrobu z oceną ZKP i badaniami typu)
• Rejestr publiczny certyfikatów na multicert.pl/rejestr-certyfikatow — weryfikacja przez numer w 3 sekundy
• Graficzny znak Multicert Verified do stosowania na wyrobie, opakowaniu, stronie internetowej, materiałach reklamowych

Certyfikat nie zastępuje CE — CE pozostaje obowiązkowe. Certyfikat Multicert Verified jest uzupełnieniem — dokumentem niezależnej weryfikacji uznawanym przez zamawiających publicznych jako dowód zgodności z SIWZ.

Case study — producent zapraw tynkarskich, 6 miesięcy po certyfikacji

Wróćmy do naszego producenta. Po odrzuceniu oferty w przetargu szpitalnym podjął decyzję o certyfikacji Multicert Verified. Przebieg:

Miesiąc 1: Audyt wstępny i umowa

Multicert wykonał wstępną kwalifikację wyrobu. Weryfikacja, że wyrób mieści się w zakresie programu (System 4 AVCP, zharmonizowana norma PN-EN 998-1). Przygotowanie oferty i umowy certyfikacyjnej w 5 dni roboczych. Producent przekazał komplet dokumentacji technicznej: kartę techniczną, wyniki badań typu z 2021 r., opis ZKP, receptury, historia produkcji 12 miesięcy.

Miesiące 1–2: Ocena dokumentacji i weryfikacja badań

Audytor wiodący Multicert przeprowadził ocenę dokumentacji. Identyfikacja: badania typu pochodzą z 2021 r., ale receptura została zmodyfikowana w 2023 r. (nowy plastyfikator). Wymagane doprecyzowanie — czy modyfikacja wpłynęła na deklarowane właściwości.

Producent zlecił nowe badania reprezentatywne dla aktualnej receptury w laboratorium akredytowanym ITB (Instytut Techniki Budowlanej). Koszt badań: 12 tys. zł. Wyniki potwierdziły zgodność z PN-EN 998-1 klasa GP CSIV W2.

Miesiąc 3: Audyt ZKP on-site

Audytor Multicert (1 dzień on-site w zakładzie) zweryfikował:

• Dokumentację ZKP (procedury produkcji, plan kontroli wyrobu końcowego)
• Obserwację produkcji w ruchu (załadunek surowców, mieszanie, pakowanie)
• Laboratorium zakładowe — sprzęt, kompetencje operatorów, zapisy badań kontrolnych
• Kalibrację sprzętu pomiarowego (wagi, termometry, higrometry)
• Archiwum zapisów z 12 miesięcy (badania wejściowe surowców, wyrobów końcowych, reklamacje, niezgodności)

Raport z audytu: 3 niezgodności istotne (procedura kalibracji wag, plan szkoleń personelu, archiwum reklamacji) i 2 niezgodności niewielkie. Termin 30 dni na plan działań korygujących.

Miesiąc 4: Działania korygujące i decyzja komisji

Producent wdrożył plan działań korygujących — zaktualizował procedurę kalibracji, uruchomił harmonogram szkoleń, przeniósł archiwum reklamacji do elektronicznego rejestru. Dowody wdrożenia przesłane Multicert.

Komisja certyfikacyjna Multicert (3 osoby, w tym mikrobiolog — specjalista branżowy) podjęła decyzję pozytywną. Certyfikat wydany z numerem MC-CPR-2026-0034.

Miesiące 5–6: Pierwszy przetarg z certyfikatem

6 miesięcy po rozpoczęciu procesu producent złożył ofertę w kolejnym przetargu — dostawa zapraw tynkarskich dla inwestycji oświatowej (rozbudowa zespołu szkół, wartość kontraktu 8 mln zł). SIWZ wymagał identyczne: certyfikat akredytowanej jednostki lub Znak B.

Oferta zakwalifikowana i wygrana. Cena kontraktu 1,8 mln zł dla tego producenta (wygrana konkurencyjna, 3 wynagrodzone oferty).

Rachunek finansowy — ile kosztuje, ile przyniosło

Koszt certyfikacji Multicert Verified (pierwsza certyfikacja):

• Oferta i umowa: 0 zł (w cenie)
• Badania typu (nowe, uwzględniające zmianę receptury): 12 000 zł
• Audyt wstępny, ZKP, decyzja komisji: 22 000 zł
• Wydanie certyfikatu + pakiet znaku: 3 000 zł
• Razem koszt jednorazowy: 37 000 zł

Koszt roczny utrzymania (od drugiego roku):

• Audyt nadzorczy on-site: 7 000 zł
• Razem koszt roczny: 7 000 zł

Całkowity koszt 3-letniego cyklu ważności certyfikatu: 51 000 zł netto

Przychody z otwartych przetargów:

W pierwszych 6 miesiącach po otrzymaniu certyfikatu producent wygrał:

1. Kontrakt szkolny (wspomniany wyżej): 1 800 000 zł
2. Kontrakt dla dewelopera publicznego: 450 000 zł
3. Kontrakt dla szpitala wojewódzkiego: 1 100 000 zł

Łącznie 3 350 000 zł przychodu z przetargów, które wcześniej były zamknięte.

Marża producenta na zaprawach tynkarskich: ~18 %. Oznacza to około 600 000 zł dodatkowej marży brutto w pierwszych 6 miesiącach. Koszt certyfikacji zwrócił się w pierwszych 3 tygodniach sprzedaży.

Gdzie najczęściej wymagany jest certyfikat dobrowolny

Analiza 240 zapytań ofertowych Multicert z lat 2023–2025 (kategoria wyrobów w Systemie 4 AVCP) wskazuje segmenty o najwyższym popycie:

1. Zaprawy tynkarskie i murarskie (PN-EN 998-1/2)

Segment największy — ~40 % wszystkich zapytań. Główni odbiorcy:

• GDDKiA (inwestycje drogowe — tynki obiektów inżynierskich)
• Samorządy (szkoły, szpitale, centra sportowe)
• Deweloperzy publiczni (TBS, społeczne budownictwo mieszkaniowe)
• Generalni wykonawcy inwestycji publicznych >50 mln zł

2. Kleje do płytek ceramicznych (PN-EN 12004-1)

Segment ~25 % zapytań. Odbiorcy:

• Szpitale (okładziny sal operacyjnych, sanitariatów)
• Baseny i obiekty sportowe publiczne
• Szkoły i przedszkola (łazienki, kuchnie)
• Budynki użyteczności publicznej z wysokim natężeniem ruchu

3. Stolarka okienna i drzwiowa niekonstrukcyjna (PN-EN 14351-1)

Segment ~15 %. Kluczowi odbiorcy:

• Program Czyste Powietrze 4.0 — wymiana stolarki w budynkach mieszkalnych z dotacją
• Program Mieszkanie Plus — stolarka dla mieszkań oddawanych z puli państwowej
• Termomodernizacje budynków publicznych z funduszu NFOŚiGW

4. Wyroby pozostałe

~20 % zapytań dla: wyrobów sanitarnych (EN 997), płytek ceramicznych (EN 14411), boazerii drewnianych (EN 14915), systemów elewacyjnych, tynków specjalistycznych.

Jak zacząć — 3 kroki

Krok 1: Audyt wstępny luk (koszt 0 zł, czas 2 godziny)

Multicert wykonuje bezpłatną wstępną analizę: czy Twój wyrób mieści się w zakresie programu, jakie są aktualne luki w dokumentacji, jaki byłby orientacyjny budżet i harmonogram. Telefonicznie lub online.

Krok 2: Ocena dokumentacji (koszt 0 zł dla audytu Stage 0, czas 3–5 dni)

Po zawarciu umowy — ocena dokumentacji zdalnie. Efekt: protokół oceny z listą braków i planem ich uzupełnienia.

Krok 3: Audyt ZKP on-site + decyzja komisji (8–10 tygodni od podpisania umowy)

Pełny proces certyfikacji. Wydanie certyfikatu MC-CPR-RRRR-NNNN + pakietu znaku graficznego.

Powiązane

• Interpretacja: System 4 AVCP — niewidoczna nisza dobrowolnych certyfikatów
• Program Multicert Verified — MS-CPR 001:2026
• Wyroby budowlane B/ZKP — usługi Multicert
• Nowy CPR 2024 — rozporządzenie w sprawie wyrobów budowlanych
• Ile kosztuje certyfikat ZKP dla zakładu betoniarskiego — przewodnik kosztowy 2026
• System 3 — nowy system oceny zgodności